داشبورد و گزارش‌های نرم‌افزار مطب؛ کدام گزارش‌ها را بخواهیم
داشبورد نرم‌افزار مطب باید به چند پرسش مدیریتی ثابت پاسخ دهد، نه اینکه هر عددی را که می‌تواند نشان دهد. گزارش‌ها را در پنج گروه بچینید: ظرفیت (پر و خالی بودن تقویم)، طرح درمان (ارائه، پذیرش و تکمیل)، پیگیری (انجام‌شده و عقب‌افتاده)، مالی (کار انجام‌شده، پول وصول‌شده و معوقات) و بیماران (تازه، بازگشتی و منبع آشنایی). هر گزارش باید تعریف دقیق داشته باشد تا عدد هر ماه با ماه قبل قابل‌مقایسه باشد.
پنج گروه گزارش ضروری
- ظرفیت: ساعت‌های پرشده به ساعت‌های در دسترس، نوبت‌های لغوشده و جایگزین‌شده.
- طرح درمان: تعداد و ارزش طرح‌های ارائه‌شده، پذیرفته‌شده و کامل‌شده.
- پیگیری: موارد در فهرست، انجام‌شده در موعد و عقب‌افتاده.
- مالی: کار انجام‌شده، پول وصول‌شده، اقساط سررسیدشده و معوقات.
- بیماران: بیماران تازه به تفکیک منبع آشنایی، بیماران بازگشتی و بیمارانی که موعد معاینه‌شان گذشته است.
تعریف دقیق؛ شرط مقایسه‌پذیری
«نسبت پذیرش طرح درمان» را می‌توان با تعداد طرح‌ها یا با ارزش آن‌ها حساب کرد، و این دو ممکن است تصویر متفاوتی بدهند؛ بیماری که بخش کوچکی از یک طرح بزرگ را می‌پذیرد، در شمارش تعدادی «پذیرفته» حساب می‌شود. پیش از تکیه بر هر گزارش، تعریف آن را بنویسید و ثابت نگه دارید.
همین قاعده برای «بیمار تازه»، «بیمار فعال» و «نوبت خالی» هم صادق است.
گزارش به تفکیک
بیشتر گزارش‌ها وقتی معنا پیدا می‌کنند که به تفکیک پزشک، نوع درمان یا منبع آشنایی دیده شوند. عدد کل مطب ممکن است خوب باشد اما یک پزشک یا یک کانال، مشکل را پنهان کند.
در کلینیک‌ها، گزارش به تفکیک پزشک و شعبه پایهٔ گفت‌وگوی منصفانه با پزشکان همکار است.
دام‌های رایج گزارش‌ها
- نمایش کار انجام‌شده بدون پول وصول‌شده.
- شمارش طرح‌های پذیرفته‌شده بدون توجه به ارزش آن‌ها.
- تغییر تعریف یک شاخص در میانهٔ سال.
- گزارش‌هایی که کسی در جلسهٔ منظم مرور نمی‌کند.
- عددهایی که به اصلاح دستی پیش از هر جلسه نیاز دارند؛ نشانهٔ ثبت ناقص در طول ماه.
از داشبورد به جلسهٔ ماهانه
داشبورد ابزار است و جلسهٔ ماهانهٔ اعداد جای تصمیم. در آن جلسه چند عدد ثابت را با ماه قبل مقایسه کنید و برای هر عددی که بدتر شده، یک اقدام و یک مسئول تعیین کنید. شاخص‌های کلیدی مطب و روش جلسهٔ ماهانه را در راهنماهای جداگانه آورده‌ایم.
راهنماهای مرتبط
پرسش‌های پرتکرار
مهم‌ترین گزارش نرم‌افزار مطب کدام است؟
گزارشی که به پرسش اصلی امروز مطب پاسخ دهد؛ برای بسیاری از مطب‌ها گزارش طرح‌های درمانِ ارائه‌شده و شروع‌نشده، و فاصلهٔ کار انجام‌شده با پول وصول‌شده.
چرا تعریف هر شاخص مهم است؟
چون بدون تعریف ثابت، عدد هر ماه با ماه قبل قابل‌مقایسه نیست و تصمیم بر پایهٔ آن گمراه‌کننده می‌شود.
نسبت پذیرش طرح درمان را با تعداد حساب کنیم یا ارزش؟
هر دو را ببینید؛ شمارش تعدادی ممکن است پذیرش بخش کوچکی از یک طرح بزرگ را پذیرش کامل نشان دهد.
داشبورد را چه کسی ببیند؟
مالک و مدیر کامل؛ پزشکان گزارش‌های مربوط به خود؛ منشی فهرست‌های اجرایی روزانه.
اگر گزارش‌ها پیش از هر جلسه اصلاح دستی لازم دارند؟
یعنی ثبت در طول ماه ناقص است؛ رویه‌های ثبت را بازبینی کنید، نه اینکه اصلاح دستی را عادت کنید.