مدیریت اقساط درمان در نرم‌افزار مطب؛ ثبت، یادآوری و گزارش
مدیریت اقساط در نرم‌افزار مطب یعنی هر قسط به طرح درمان و حساب بیمار وصل باشد، سررسید شمسی و یادآوری داشته باشد، با هر روش پرداخت رایج، از جمله چک، ثبت شود و در یک گزارش روشن، اقساط سررسیدشده و معوق دیده شوند. دفتر اقساط جداگانه، چه کاغذی چه صفحه‌گسترده، معمولاً همان جایی است که قسط فراموش می‌شود و اختلاف با بیمار شروع می‌شود. این راهنما به ابزار و ثبت می‌پردازد؛ سیاست پرداخت و وصول معوقات در راهنماهای جداگانه آمده است.
نیازهای اقساط در نرم‌افزار
- تعریف برنامهٔ اقساط از روی برآورد طرح درمان پذیرفته‌شده.
- پیش‌پرداخت، تعداد و مبلغ اقساط و سررسید شمسی هر قسط.
- ثبت پرداخت با روش‌های نقد، کارتخوان، کارت‌به‌کارت و چک.
- برای چک: شماره، بانک، تاریخ و وضعیت (در جریان، وصول‌شده، برگشتی).
- یادآوری پیش از سررسید به بیمار.
- گزارش روزانهٔ سررسیدها و گزارش معوقات با سن بدهی.
رویهٔ روزانهٔ اقساط
- هر صبح فهرست اقساط سررسید امروز و معوقات تازه را ببینید.
- برای سررسیدهای امروز، اگر بیمار نوبت دارد، صندوق را مطلع کنید؛ اگر ندارد، یادآوری بفرستید.
- هر پرداخت را همان لحظه به قسط مربوط وصل کنید.
- برای معوقات، طبق سیاست مطب پیگیری کنید و نتیجه را در پرونده ثبت کنید.
- در پایان روز، چک‌های سررسید فردا را آماده کنید.
اتصال اقساط به درمان
قسطی که به طرح درمان وصل نباشد، فقط یک بدهی است و نمی‌دانید به کدام بخش درمان مربوط است. اتصال اقساط به طرح درمان امکان می‌دهد ببینید کار انجام‌شده از پرداخت جلوتر است یا عقب‌تر، و اگر مطب سیاستی دربارهٔ ادامهٔ درمان با بدهی معوق دارد، آن را در زمان درست اجرا کند.
همین اتصال، محاسبهٔ سهم پزشک بر پایهٔ پول وصول‌شده را هم ممکن می‌کند.
یادآوری قسط؛ لحن و زمان
یادآوری قسط باید محترمانه، کوتاه و بدون ذکر جزئیات درمان باشد و پیش از سررسید فرستاده شود، نه پس از تأخیر. پیامی که فقط مبلغ و تاریخ را یادآوری می‌کند و راه پرداخت را می‌گوید، معمولاً کافی است.
گزارش‌هایی که باید ماهانه مرور شوند
- جمع اقساط سررسیدشده و وصول‌شده در ماه.
- معوقات به تفکیک مدت تأخیر.
- چک‌های برگشتی و وضعیت پیگیری آن‌ها.
- نسبت درمان‌های اقساطی به کل درمان‌ها.
راهنماهای مرتبط
پرسش‌های پرتکرار
نرم‌افزار مطب برای اقساط باید چه امکاناتی داشته باشد؟
برنامهٔ اقساط متصل به طرح درمان، سررسید شمسی، ثبت همهٔ روش‌های پرداخت از جمله چک، یادآوری پیش از سررسید و گزارش معوقات.
دفتر اقساط جداگانه چه اشکالی دارد؟
به طرح درمان و حساب بیمار وصل نیست، یادآوری خودکار ندارد و معمولاً با ثبت‌های صندوق ناهمخوان می‌شود.
چک بیمار را چطور در نرم‌افزار ثبت کنیم؟
با شماره، بانک، تاریخ سررسید و وضعیت، و اتصال آن به قسط مربوط؛ تا وصول یا برگشت آن در گزارش دیده شود.
یادآوری قسط کِی فرستاده شود؟
پیش از سررسید، با متنی کوتاه و محترمانه که مبلغ، تاریخ و راه پرداخت را بگوید.
سیاست وصول معوقات را کجا تعیین کنیم؟
در سیاست پرداخت مکتوب مطب؛ نرم‌افزار فقط اجرای آن را منظم و قابل‌پیگیری می‌کند.