بستن صندوق روزانهٔ مطب؛ رویهٔ تطبیق دریافت‌ها در نرم‌افزار
بستن صندوق روزانهٔ مطب یعنی در پایان هر روز، جمع دریافت‌های ثبت‌شده در نرم‌افزار به تفکیک روش پرداخت با پول نقد موجود، گزارش کارتخوان، واریزهای کارت‌به‌کارت و چک‌های دریافتی تطبیق داده شود و هر اختلاف با توضیح ثبت شود. این رویهٔ ده‌دقیقه‌ای، ساده‌ترین سد در برابر خطای مالی و اختلاف با بیمار است و پایهٔ هر گزارش مالی دقیق بعدی.
رویهٔ بستن صندوق
- گزارش دریافت‌های امروز را از نرم‌افزار به تفکیک روش پرداخت بگیرید.
- پول نقد را بشمارید و با جمع نقد ثبت‌شده مقایسه کنید.
- گزارش پایان روز کارتخوان را با جمع کارتخوان ثبت‌شده مقایسه کنید.
- واریزهای کارت‌به‌کارت را با حساب بانکی مطب تطبیق دهید.
- چک‌های دریافتی را با ثبت‌ها و قسط‌های مربوط تطبیق دهید.
- هر اختلاف را با مبلغ و توضیح ثبت کنید.
- صندوق را در نرم‌افزار ببندید تا ثبت‌های آن روز بدون دسترسی مدیر تغییر نکنند.
نرم‌افزار چه چیزی باید فراهم کند؟
- گزارش روزانه به تفکیک روش پرداخت و به تفکیک ثبت‌کننده.
- اتصال هر دریافت به بیمار، طرح درمان یا قسط مربوط.
- ثبت اختلاف با توضیح.
- قفل شدن ثبت‌های روز بسته‌شده.
- سابقهٔ بستن صندوق هر روز با نام بستن‌کننده.
اختلاف‌های رایج و علت آن‌ها
- دریافتی که ثبت نشده یا دو بار ثبت شده.
- پرداخت کارتخوان که به نام بیمار دیگری ثبت شده.
- کارت‌به‌کارتی که بیمار گفته انجام داده اما هنوز در حساب نیست.
- خرد کردن یا برگرداندن پول بدون ثبت.
کار انجام‌شده در برابر پول وصول‌شده
صندوق فقط پول وصول‌شده را نشان می‌دهد. کار انجام‌شده، یعنی ارزش درمان‌هایی که امروز انجام شده، جداگانه ثبت می‌شود و فاصلهٔ این دو در طول زمان بدهی بیماران را می‌سازد. نرم‌افزاری که این دو را از هم جدا نکند، تصویر مالی مطب را مخدوش می‌کند.
برای جمع‌بندی ماهانهٔ این ارقام، به راهنمای صورت سود و زیان ماهانهٔ مطب مراجعه کنید.
چه کسی صندوق را ببندد؟
مسئول صندوق، و اگر مطب کوچک است، منشی. بهتر است کسی که صندوق را می‌بندد، مدیر یا مالک نیز به‌صورت هفتگی سابقهٔ بستن‌ها و اختلاف‌ها را مرور کند. این مرور برای حمایت از پرسنل درستکار هم هست، نه فقط برای کنترل.
راهنماهای مرتبط
پرسش‌های پرتکرار
بستن صندوق روزانه یعنی چه؟
تطبیق دریافت‌های ثبت‌شده در نرم‌افزار با نقد، کارتخوان، کارت‌به‌کارت و چک در پایان روز و ثبت هر اختلاف.
چرا ثبت‌های روز بسته‌شده باید قفل شوند؟
تا گزارش‌های گذشته قابل‌اعتماد بمانند و هر اصلاحی فقط با دسترسی مدیر و با ردّ مشخص انجام شود.
اگر اختلاف صندوق پیدا شد چه کنیم؟
مبلغ و توضیح را ثبت کنید، علت را با گزارش به تفکیک ثبت‌کننده و روش پرداخت بیابید و فردا اصلاح را با دسترسی مدیر انجام دهید.
کار انجام‌شده و پول وصول‌شده چه فرقی دارند؟
کار انجام‌شده ارزش درمان‌های انجام‌شده است و پول وصول‌شده آنچه دریافت شده؛ فاصلهٔ آن‌ها بدهی بیماران را نشان می‌دهد.
بستن صندوق چقدر وقت می‌گیرد؟
با نرم‌افزار و رویهٔ روشن، معمولاً چند دقیقه؛ اگر طولانی است، ثبت در طول روز را بازبینی کنید.