پشتیبان‌گیری از اطلاعات مطب دندانپزشکی؛ قاعده، مسئول و آزمون بازیابی
پشتیبان‌گیری از اطلاعات مطب یعنی نسخه‌ای از داده‌ها که اگر رایانه خراب شود، فایلی پاک شود یا باج‌افزار سیستم را قفل کند، بتوان مطب را با آن به وضعیت دیروز برگرداند. پشتیبانی که هرگز بازیابی‌اش آزموده نشده، فقط فرض پشتیبان است. یک قاعدهٔ رایج در فناوری اطلاعات، معروف به ۳-۲-۱، می‌گوید دست‌کم سه نسخه از داده، روی دو نوع رسانهٔ متفاوت، که یکی بیرون از محل کار باشد. در مطب، مهم‌تر از قاعده، داشتن یک مسئول مشخص و یک آزمون بازیابی دوره‌ای است.
از چه چیزهایی باید پشتیبان گرفت؟
- پایگاه دادهٔ نرم‌افزار مطب: بیماران، پرونده‌ها، نوبت‌ها، طرح‌های درمان و تراکنش‌ها.
- تصاویر رادیوگرافی و عکس‌ها، اگر جدا از نرم‌افزار نگهداری می‌شوند.
- اسناد اسکن‌شده، رضایت‌نامه‌ها و قراردادها.
- فایل‌های مالی و صفحه‌گسترده‌هایی که هنوز بیرون از نرم‌افزارند.
قاعدهٔ ۳-۲-۱ به زبان مطب
- سه نسخه: دادهٔ اصلی و دو نسخهٔ پشتیبان.
- دو نوع رسانه: مثلاً دیسک داخلی رایانه و یک دیسک خارجی یا فضای ابری.
- یک نسخه بیرون از مطب: تا آتش‌سوزی، سرقت یا آب‌گرفتگی همهٔ نسخه‌ها را با هم از بین نبرد.
مسئولیت در نسخهٔ تحت وب و نصبی
در نرم‌افزار تحت وب، پشتیبان‌گیری معمولاً با ارائه‌دهنده است. کار مطب این است که بپرسد پشتیبان هر چند وقت، کجا و با چند نسخهٔ قبلی گرفته می‌شود، و خودش هم به‌صورت دوره‌ای خروجی کامل بگیرد تا به یک نقطه وابسته نماند.
در نرم‌افزار نصبی، مسئولیت اصلی با خود مطب است. یک نفر باید مسئول باشد، روال خودکار تنظیم شود و نتیجهٔ آن به‌صورت منظم بررسی شود.
آزمون بازیابی؛ بخشی که فراموش می‌شود
- هر فصل یک بار، آخرین پشتیبان را روی رایانه یا محیطی جدا بازیابی کنید.
- چند بیمار تصادفی را باز کنید و پرونده، طرح درمان و مانده‌حسابشان را با نسخهٔ اصلی مقایسه کنید.
- زمانی را که بازیابی طول کشید یادداشت کنید؛ این همان زمانی است که مطب در یک بحران متوقف می‌ماند.
- نتیجه را با تاریخ ثبت کنید و اگر مشکلی بود، همان هفته برطرفش کنید.
باج‌افزار؛ خطری که پشتیبان متصل را هم می‌گیرد
باج‌افزار فایل‌ها را رمزگذاری می‌کند و برای بازگرداندنشان پول می‌خواهد. اگر دیسک پشتیبان همیشه به رایانه وصل باشد، ممکن است آن هم رمزگذاری شود. دست‌کم یک نسخه باید جدا از شبکهٔ مطب نگهداری شود.
رایانه‌های مطب را فقط برای کار مطب استفاده کنید، سیستم‌عامل و ضدویروس را به‌روز نگه دارید و فایل‌های پیوست ناشناس را باز نکنید.
چک‌لیست ماهانهٔ پشتیبان
- آخرین پشتیبان موفق کِی بوده است؟
- نسخهٔ بیرون از مطب به‌روز است؟
- فضای ذخیره‌سازی پشتیبان رو به پر شدن نیست؟
- آزمون بازیابی این فصل انجام شده است؟
- مسئول پشتیبان در مرخصی است؟ جانشین او مشخص است؟
راهنماهای مرتبط
پرسش‌های پرتکرار
هر چند وقت باید از اطلاعات مطب پشتیبان گرفت؟
دست‌کم روزانه برای پایگاه دادهٔ نرم‌افزار؛ چون هر روز بدون پشتیبان، یک روز ثبت است که ممکن است از دست برود.
در نرم‌افزار تحت وب هم باید پشتیبان بگیرم؟
پشتیبان اصلی با ارائه‌دهنده است، اما گرفتن خروجی کامل دوره‌ای توسط خود مطب، وابستگی به یک نقطه را کم می‌کند.
قاعدهٔ ۳-۲-۱ چیست؟
سه نسخه از داده، روی دو نوع رسانهٔ متفاوت، که یکی بیرون از محل کار نگهداری شود.
چرا آزمون بازیابی لازم است؟
چون بسیاری از پشتیبان‌ها تا روز نیاز آزموده نمی‌شوند و همان روز معلوم می‌شود ناقص یا خراب‌اند.
مسئول پشتیبان‌گیری در مطب چه کسی باشد؟
یک نفر مشخص با یک جانشین؛ معمولاً مدیر داخلی یا منشی ارشد، با پشتیبانی فنی بیرونی در صورت نیاز.